Accompagnement Certification Qualiopi
On vous garantit la certification
Proactive Academy est un des leaders de l’accompagnement des organismes de formation dans la mise en place de Qualiopi. Nos experts qualité vous accompagnent avec un programme personnalisé et adapté à votre structure.
Nous proposons aussi des accompagnements groupés à distance
Nous avons accompagné plus de 200 structures avec 100% de certification.
Nous vous formons et nous vous rendons autonome dans votre démarche qualité. Nous vous garantissons la certification !
OBJECTIFS DE L'ACCOMPAGNEMENT
- Identifier l’existant par rapport aux exigences des indicateurs
- Comprendre les attentes des 7 critères et des 32 indicateurs
- Mettre en place un plan d’accompagnement en fonction des besoins
- Construire les outils et les déployer dans le CFA/OF
- Former et sensibiliser les équipes à la démarche qualité
- S’entrainer à l’audit de certification pour être prêt le jour J
PROGRAMME - Consultant - Aide Certification Qualiopi
Notre accompagnement se découpe en 4 temps (non obligatoires) :
1 Diagnostic de l'organisme sur l'existant par rapport aux 32 indicateurs
- Permettre d’identifier l’existant ou non des outils adaptés pour répondre à chaque indicateur.
- Evaluation des connaissances de la personne pilote de la qualité en interne
2 Plan d’accompagnement en fonction des indicateurs à travailler (Kit)
- Accompagnement des acteurs (directeur d’établissement, responsable pédagogique…) du CFA/OF dans la compréhension des attentes pour chaque indicateur
- Conseils pour la conception et le déploiement des outils permettant d’être conforme au référentiel de certification.
Note : cet accompagnement n’inclut pas la formation des formateurs à l’individualisation, modularisation et digitalisation de la formation. Comme les pratiques d’anticipation et de réponses aux besoins/missions à court terme de l’entreprise (Indicateurs 13). De tels besoins pourront faire l’objet d’une offre complémentaire.
D’une façon générale, l’organisme peut avoir à déployer par lui-même les outils ou les pratiques développés pendant l’accompagnement.
3 Séance de formation et sensibilisation des équipes de l'OF à la démarche Qualité
- Comprendre les enjeux de la démarche et de la certification qualité des organismes de formation.
- Comprendre la mise en oeuvre au sein du CFA/OF et la contribution de chacun.
4 Audit blanc (1 à 2 jours) - Option
- Réalisation d’un audit dans les conditions semblables à l’audit de certification par un auditeur qualifié.
- Evaluation de la conformité du CFA/OF aux critères du référentiel et des écarts potentiels.
- Evaluation des acquis des référents internes sur la compréhension de Qualiopi
- Proposition d’actions d’amélioration
Pour aller plus loin : Certification Qualiopi
Pourquoi faire confiance à Proactive Academy ?
Proactive Academy regroupe une équipe de consultant Qualité spécialisée dans la formation :
- une équipe expérimentée dans l’apprentissage et dans la qualité de service
- une vraie connaissance de la pédagogie de l’alternance
- une vraie maîtrise des critères et des indicateurs qualité
- une offre personnalisée et adaptable en fonction des besoins
- des outils disponibles pour répondre à chaque indicateur
Quelle durée d'accompagnement ?
La durée de notre accompagnement commence à un minimum d’une journée et peut aller à plusieurs dizaines de jours en fonction de la taille et de la complexcité de l’organisme de formation. En moyenne, chez Proactive Academy l’accompagnement dure 3 jours répartis sur une période entre 1 à 3 mois.
Qualiopi, c'est quoi ?
Qualiopi ou Référentiel national qualité est une certification française qui vise à évaluer et à reconnaître la qualité des prestations proposées par les organismes de formation. Elle remplace définitivement le référencement Datadock depuis début 2022. Cette certification a été mise en place en France en 2019 pour répondre aux exigences de la loi « Avenir professionnel » de 2018, qui impose aux organismes de formation de détenir une certification qualité pour bénéficier des fonds mutualisés (OPCO, apprentissage) ou publics (CPF, Régions, Pôle Emploi…)
Qui doit passer la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi concerne tous les prestataire d’actions de formation professionnelle, qu’ils soient publics ou privés, (formateurs indépendants compris) et qui souhaitent bénéficier de financements publics ou mutualisés pour leurs actions de formation. Depuis le 1er janvier 2022, la certification est obligatoire pour tous les organismes de formation souhaitant proposer des formations éligibles au financement par les Opérateurs de Compétences (OPCO), Pôle emploi, des Régions par exemple.
Quels types de prestations de formations sont concernés par Qualiopi ?
Les prestations concernées par Qualiopi :
- les activités de formation continue
- les formations par apprentissage
- les bilans de compétences
- les validations des Acquis de l’expérience (VAE)
Les indicateurs Qualiopi sont organisés en fonction des quatre types de prestation.
Quel est l'intérêt de passer la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi permet aux organismes de formation d’attester de la qualité et du professionnalisme de leurs prestations et de répondre aux exigences des financeurs de la formation professionnelle en France.
Outre cet aspect réglementaire, la certification Qualiopi peut également être un véritable atout commercial pour les organismes de formation, en leur permettant de se démarquer de la concurrence et de rassurer les clients et les partenaires sur la qualité de leurs prestations. Enfin, la certification Qualiopi peut contribuer à améliorer la qualité des formations proposées et à renforcer la satisfaction des apprenants.
Quels sont les critères de la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi repose sur un référentiel national qui comprend 7 critères. Pour vous aider à mieux les comprendre, nous avons résumé ces critères en quelques lignes. Vous pouvez consulter ces critères en annexe du Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019.
Le premier critère de Qualiopi porte sur la communication de l’offre de formation, y compris les contenus, les modalités et les indicateurs de résultats.
Le deuxième critère met l’accent sur l’adaptation des formations aux besoins individuels des apprenants, avec une évaluation des compétences à l’entrée et à la sortie du parcours.
Le troisième critère insiste sur l’accompagnement des apprenants tout au long du parcours, pour les informer, les rassurer et anticiper les difficultés.
Le quatrième critère concerne l’éco-système de la formation, notamment le lieu d’accueil, les équipes, le matériel et les ressources pédagogiques.
Le cinquième critère exige que toute l’équipe de l’organisme de formation soit formée.
Le sixième critère liste les actions à mener pour rester en pointe sur les évolutions du cadre légal et des secteurs d’expertise, ainsi que sur les innovations pédagogiques et technologiques.
Enfin, le septième critère insiste sur la nécessité de recueillir les feedbacks des apprenants, des entreprises et des financeurs externes, et de mettre en place une démarche d’amélioration continue.
Il est important de noter que chaque critère de Qualiopi est détaillé dans le référentiel national et nécessite une organisation documentaire rigoureuse pour être validé.
Plusieurs critères vont concernés les personnes en situation de handicap mais aussi la gestion des sous-traitants.
Comment se passe la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi se passe en plusieurs étapes :
- L’organisme de formation doit tout d’abord mettre en oeuvre le référentiel et constituer les preuves à partir des différents éléments qui constituent les 7 critères de la certification.
- L’organisme doit ensuite faire appel à un organisme certificateur accrédité qui sera chargé de réaliser l’audit de certification.
- L’audit initial de certification est réalisé par un auditeur qualiopi qui va s’entretenir avec l’organisme de formation pour vérifier les preuves (documents, procédures…) et évaluer la mise en œuvre des actions présentées. L’auditeur pourra également échanger avec les apprenants, les formateurs et les autres parties prenantes de l’organisme de formation.
- A l’issue de l’audit, l’organisme certificateur prend une décision sur la délivrance de la certification Qualiopi. Si l’organisme de formation est conforme aux critères de la certification, celle-ci est délivrée pour une durée de 3 ans. Si des écarts sont constatés, l’organisme de formation devra mettre en œuvre un plan d’actions correctives et faire réaliser une visite de suivi.
Comment est calculé la durée des audits Qualiopi ?
La durée des audits Qualiopi dépend de plusieurs facteurs, tels que le chiffre d’affaires de l’organisme de formation, le nombre de sites concernés et le type de formation proposé (VAE, Formation continue, apprentissage, Bilan de compétences)
En général, pour une première certification, l’audit dure entre 1 et 3 jours selon la complexité de l’organisme de formation.
C’est la même chose pour les audits de suivi, même s’ils sont automatiquement plus courts.
C’est l’organisme certificateur qui détermine la durée de l’audit en fonction de ces critères.
Il va utiliser le numéro de déclaration d’activités (NDA) pour baser la création de son dossier.
Une fois certifié, les audits de suivi
Les organismes de formation sont audités tous les 14 mois dans le cadre d’audit de suivi. Ces audits de suivi visent à vérifier que l’organisme de formation continue de respecter les exigences du référentiel national qualité et qu’il poursuit sa démarche d’amélioration continue.
L’audit de suivi est réalisé par l’organisme certificateur, qui peut effectuer des contrôles sur site et/ou à distance.
En fonction des résultats de l’audit de suivi, l’organisme certificateur va confirmer la certification, ou demander des actions correctives à l’organisme de formation pour améliorer sa qualité. Si celui-ci ne remédie pas aux non-conformités constatées lors de l’audit de suivi, il peut perdre sa certification.
Quelles sont les différences entre une non-conformités majeure et une non conformités mineurs ?
En termes de certification Qualiopi, une non-conformité correspond à un écart entre les pratiques de l’organisme de formation et les exigences du référentiel. Il existe deux types de non-conformités : majeures et mineures.
Une non-conformité majeure correspond à un manquement important aux exigences du référentiel. Elle concerne une pratique qui n’est pas mise en place ou qui est mise en place de manière insuffisante et qui peut affecter la qualité des actions de formation. En cas de non-conformité majeure, l’organisme de formation doit mettre en place des actions correctives immédiates pour corriger le problème identifié.
Une non-conformité mineure correspond à un manquement mineur aux exigences du référentiel. Elle concerne une pratique qui est mise en place mais qui n’est pas complètement conforme aux exigences du référentiel. Elle n’empêche pas la certification. Elle doit être corrigée et vérifiée pour le prochain audit. L’entreprise ne doit pas dépasser plus de 3 NC mineures.
Comment mettre en place la démarche Qualité Qualiopi ?
La mise en place de la démarche qualité Qualiopi implique plusieurs étapes clés :
- Étude des exigences Qualiopi : Il est essentiel de prendre connaissance des exigences de la certification Qualiopi en détail. Cela implique de consulter les textes officiels, les référentiels de certification et de les comprendre
- Évaluation initiale : L’objectif de l’évaluation initiale est de faire un état des lieux de la situation actuelle de votre organisation par rapport au référentiel. Cette étape permet d’identifier les forces et les faiblesses de l’organisme, de déterminer les écarts éventuels avec les exigences Qualiopi et d’établir un plan d’action. Il est souvent intéressant de se faire aider par un organisme extérieur.
- Plan d’action Qualité : Celui-ci doit inclure toutes les actions à mettre en place pour se conformer aux exigences de Qualiopi. Il peut s’agir de la mise en place de procédures, d’éléments de preuves, de la formation des collaborateurs, de l’acquisition de nouveaux outils, etc.
- Mise en place des actions : Cette étape consiste à mettre en place les actions prévues dans le plan d’action.
- Évaluation de l’efficacité : Il est essentiel de mesurer l’efficacité des actions mises en place. Cette évaluation peut être réalisée à travers des indicateurs de suivi, des enquêtes de satisfaction, des analyses de données, etc.
Pourquoi se faire accompagner dans sa démarche Qualiopi ?
Se faire accompagner pour mettre en place la démarche qualité Qualiopi peut présenter plusieurs avantages. Voici quelques raisons pour lesquelles il peut être utile de se faire accompagner :
- Bénéficier d’un regard extérieur : Un accompagnement Qualiopi peut apporter une expertise extérieure et un regard neuf sur l’organisation. Il peut ainsi aider à identifier les points forts et les points faibles de l’organisation et proposer des solutions pour améliorer les pratiques existantes.
- Gagner du temps : La mise en place de la démarche Qualiopi peut prendre du temps et mobiliser des ressources internes. En se faisant accompagner, l’organisation peut gagner du temps et se concentrer sur son cœur de métier.
- S’assurer de respecter les exigences de la certification : La certification Qualiopi comporte des exigences précises, qu’il est parfois difficile de maîtriser ou comprendre sans expérience préalable. Se faire accompagner permet de s’assurer de respecter ces exigences et de mettre en place une démarche qualité conforme aux normes.
- Maximiser les chances de réussite : En se faisant accompagner, l’organisation augmente ses chances de réussir la certification Qualiopi. L’accompagnateur peut ainsi aider à préparer l’audit de certification et à mettre en place les actions nécessaires pour répondre aux exigences de la certification.
Est ce que l'accompagnement Qualiopi est finançable avec le CPF ?
Non pour faire financer une formation au CPF, celle-ci doit préparer à une certification enregistrée au Répertoire Spécifique ou au RNCP. Aujourd’hui, il n’existe pas de ce genre de certification en France.
Par contre, certains OPCO acceptent la prise en charge sur les fonds de formation un accompagnement à la certification Qualiopi.
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