Peut-on choisir un manager pour être tuteur ?  ou bien au contraire doit-on l’éviter ? Quelle est la place du manager dans le tutorat ? S’agit-il de deux rôles différents ? Complémentaires ? Comment s’articule la relation entre ces deux fonctions ? Un tuteur peut-il être manager ? Quelles différences peut-on envisager dans la répartition des rôles ? Où commence et où s’arrête la responsabilité de chacun ? Cet article va tenter de répondre à ces questions essentielles pour le bon déroulement du tutorat.

La relation tutorale est une relation triangulaire qui implique trois rôles, trois postures, celle du tuteur, celle du manager et celle du tutoré. Chacun étant à équidistance.

Voyons comment s’articulent les activités de chacun.

Le rôle du manager

Il occupe une place maîtresse. Responsable de l’équipe, c’est lui qui décide d’intégrer un alternant, même si parfois cela peut être imposé par les RH. C’est lui la plupart du temps qui choisit le collaborateur dans son équipe qui sera le tuteur à moins qu’il décide d’occuper lui-même cette fonction. 

En effet, il n’est pas rare que certains managers soient aussi tuteurs puisqu’on peut assimiler le tutorat à du management…. de proximité. Le chef d’équipe considère le nouvel entrant comme un membre de son équipe à part entière et il va le « manager » comme un autre membre de son équipe. Mais parfois, pour des raisons de disponibilité ou pour des raisons géographiques, il préfère déléguer cette responsabilité au tuteur.

Quelles sont les activités du manager dans le cadre du tutorat ?

C’est lui la plupart du temps qui manage l’intégration du nouvel entrant dans l’équipe et comme le manager est aussi ce que l’on pourrait appeler le RH de proximité, c’est lui qui gère les absences, les congés, l’organisation du planning, les horaires de travail y compris sur la partie école. Si l’alternant est absent à l’école, c’est souvent le manager qui récupérera les justificatifs d’absence.

C’est le manager qui règle les questions du cadre, celles qui traitent des règles et des valeurs. C’est lui qui va avertir lorsque les règles ne sont pas respectées par l’alternant et qui lorsque la frontière est franchie, sanctionne selon le dispositif du règlement intérieur. Il porte l’autorité et fait appliquer les règles dans le respect du contrat.

C’est lui aussi qui fixe des objectifs de production dans le cadre du poste occupé en régulant les flux d’activités liés au poste. En accord avec le tuteur, il peut confier directement des activités et des tâches à l’alternant comme il le fait avec l’ensemble des membres de l’équipe ou bien il peut déléguer cette responsabilité au tuteur, c’est un point qui mérite d’être discuté.

C’est aussi lui qui est le garant du règlement intérieur et des consignes notamment des consignes de sécurité. N’oublions pas que l’entreprise se doit de protéger ses salariés sur les questions de santé, sécurité et conditions de travail et à ce titre, le manager est la personne la mieux placée dans une équipe pour assumer ces responsabilités. En cas de problème (accident de travail par exemple), il aura à justifier des mesures qu’il a prises dans ce sens.

On le voit bien, le manager s’implique avec l’alternant comme il le fait avec l’ensemble des membres de son équipe. Cette fonction peut se déléguer partiellement ou totalement selon les besoins de chacun, la configuration des postes, la géographie du site, la culture de l’organisation, etc. Le rôle n’est pas figé, il se construit.

Le rôle du tuteur

Rappelons que la nomination d’un tuteur est une obligation légale et peu importe sa fonction dans l’entreprise. Celui-ci peut-être un collaborateur, un manager, le chef d’entreprise. Il doit juste répondre à un critère de niveau d’expérience et à la possession d’un diplôme dans certains cas. Le tuteur est la pièce maîtresse du tutorat. Mais s’il n’est pas manager, il dépendra d’un manager qui aura, comme on vient de le voir, un rôle essentiel à clarifier dès le départ. Cas exceptionnel mais possible, tuteur et tutoré n’ont pas le même manager.

Quelles sont les activités du tuteur dans le cadre de la relation managériale ?

Si le tuteur n’est pas toujours associé au processus de recrutement de l’alternant, il intervient très tôt dans l’accueil et l’intégration de celui-ci car il va favoriser l’intégration sociale de l’apprenti dans l’entreprise. Il se rend disponible dès le jour d’arrivée de l’alternant, il aura pris soin de préparer cette arrivée, l’espace de travail, le matériel et les outils de travail, il aura anticipé les premières missions à lui confier. C’est lui qui pourra présenter l’alternant à l’équipe (quand ce n’est pas le manager), qui fera visiter les locaux, l’environnement de travail, etc.

C’est aussi le tuteur qui se charge d’accompagner le projet professionnel de l’alternant. Quelles sont les missions qu’il va lui confier ? En accord avec le manager, avec l’aide du référentiel métier et du référentiel de formation, le programme pédagogique, il se chargera de le monter en compétences, de valider cette dynamique jusqu’à l’obtention du diplôme.

Une panne de motivation ? C’est lui qui aide l’apprenant à se motiver dans son apprentissage en l’accompagnant au quotidien par de la disponibilité, de l’écoute bienveillante, des feed-back réguliers, du suivi. Il met en place des entretiens réguliers lors de chaque alternance avec un rythme qui peut être d’une fois par mois environ.

C’est lui qui fixe les objectifs à atteindre dans le cadre du programme d’apprentissage, les objectifs pédagogiques. Ce sont les outils qui permettent la transmission des compétences. Il les construit et les transmet lors de chaque alternance. Il les formalise dans son outil de pilotage. Il les valide lorsqu’ils sont atteints. Ce peut-être des petits objectifs à la journée ou à la semaine. Ils aident à formaliser la montée en compétences.

Le tuteur évalue l’atteinte des objectifs en fonction des attendus du poste, il analyse les résultats comme le ferait un manager. Il peut le faire avec son manager s’il le souhaite. Sa mission s’apparente ici à du management transversal. C’est aussi pour lui l’occasion de valoriser son alternant, de revoir certains aspects des compétences dont l’acquisition des savoir-être et de tous les aspects comportementaux.

Le tuteur conseille dans l’élaboration de rapports ou de mémoires. En effet, les écoles demandent aux alternants de réaliser tantôt un rapport d’activité, tantôt un projet ou des actions concrètes pour valider la période entreprise. Le tuteur, en accord avec l’école, va accompagner la réalisation de ces projets en facilitant le travail du tutoré : choix du sujet, moyens mis à disposition pour sa réalisation, validation des étapes, relecture du mémoire, préparation à la soutenance.

Il évalue les progrès réalisés en distribuant des signes de reconnaissances conditionnels positifs (bravo pour l’atteinte de ton objectif), ou conditionnels négatifs (tu as passé trop de temps sur cette tâche, on doit en parler pour que tu puisses t’améliorer). Il aide le tutoré à trouver des solutions et à dépasser ses difficultés. Il lui donne un cadre protecteur pour expérimenter ses compétences et des permissions pour l’aider à progresser sans danger, avec la possibilité d’apprendre par les erreurs. Il a un rôle de coach.

Il rapproche les activités théoriques et les activités professionnelles en accord avec l’école qui fait aussi ce travail de son côté. Il confie des activités en lien avec les compétences du diplôme dans la mesure du possible. Il peut aussi demander, avec l’accord du manager, si des collègues accepteraient de transmettre leur expertise selon les besoins du diplôme. Le tutoré peut travailler avec plusieurs tuteurs de compétences.

C’est lui, de préférence, qui assure la liaison avec l’école ainsi que le calendrier de l’alternance fixé par l’école. On observe parfois des managers qui se chargent de cette activité. Mais le tuteur est le mieux placé pour réaliser cette mission. Il connaît mieux son alternant, ses besoins, les deux référentiels, le programme pédagogique et la fiche de poste. Il est à même de gérer cette relation au mieux. Il peut toujours informer son manager lorsque des décisions importantes doivent être prises.  C’est pourquoi il est préférable qu’il se coordonne avec son manager, le RH et l’école.

Enfin, il favorise l’intégration du savoir-être au travail. C’est la troisième dimension de la compétence, les aspects comportementaux. Il est tout à fait à sa place dans la gestion de cet aspect, avec ses limites qu’on va appeler le recadrage. Le tuteur est tout à fait légitime pour conseiller son alternant sur les aspects comportementaux : retards, absences injustifiées, comportements « non conformes » à condition qu’il s’agisse de montrer les limites des comportements admis ou refusés. Si le comportement est récurrent, s’il faut mettre un avertissement, le manager sera la bonne personne pour le faire. Un entretien à trois peut aussi être possible.

On le voit, cette relation tuteur-manager est au cœur du dispositif tutoral. Elle se construit sur mesure et très en amont. Elle peut développer des formes très différentes d’un manager à un autre. Un contrat peut formaliser cette relation, ou une lettre de mission. Cette relation peut évoluer tout au long du parcours alternant. Il est important de faire vivre celle-ci, de définir les règles de communication, de faire des points d’étape réguliers pour la réussite de l’alternant.

Article rédigé par François Gabaut, PhD et formateur-conseil depuis plus de quinze ans. Nourri par la ProcessCom, certifié en Analyse Transactionnelle et spécialiste des enjeux liés au tutorat, il signe son troisième ouvrage sur le sujet « Réussir sa mission de tuteur » InterEditions-Dunod, Paris 2021.

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