Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue une obligation pour tous les organismes de formation (donc les futurs nouveaux entrants), y compris les CFA (Centres de Formation d’Apprentis). Cette certification, votée dans le cadre de la Loi Avenir Professionnel, est un gage de qualité pour les formations dispensées. Cet article vous propose un guide de lecture du référentiel Qualiopi, en accord avec le Référentiel National Qualité (RNCQ) 2023.

Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?  C’est quoi le RNQ ?

La certification Qualiopi est un référentiel national qualité qui atteste de la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires d’actions de développement des compétences. Elle est délivrée par un organisme certificateur après un audit Qualiopi rigoureux. L’auditeur examine si la structure respecte les exigences formelles du référentiel Qualiopi.

Pourquoi obtenir la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi est obligatoire pour les organismes de formation (donc les nouveaux entrants) qui envisagent de proposer des solutions de financement public ou des fonds mutualisés. Cela signifie que si vous voulez que vos clients puissent utiliser le CPF (Compte Personnel de Formation), les financements par un opérateur (OPCO), ou répondre à des appels d’offres des régions ou de Pôle Emploi, vous devez passer la certification Qualiopi.

Qui doit avoir la certification Qualiopi dans les prestataires de formation ?

Tous les organismes de formation (donc les nouveaux entrants) qui souhaitent mettre en place des financements publics pour leurs clients dans le cadre des activités d’apprentissage, de CPF, financement par un opérateur (OPCO), Régions ou Pôle Emploi, doivent obtenir la certification Qualiopi. Cela concerne les activités de formation continue, de formation par apprentissage, des VAE (Validation des Acquis de l’Expérience) et de bilans de compétences.

Comment obtenir le Certificat Qualiopi ? 

Pour obtenir la certification Qualiopi, l’organisme de formation doit mettre en place les 7 critères et les 32 indicateurs du référentiel Qualiopi. Il peut suivre les indications du guide de lecture ou se faire accompagner par un expert de la certification Qualiopi. 

En parallèle, l’organisme de formation (nouveaux entrants) doit contacter un organisme certificateur certifié par l’instance de labellisation le COFRAC afin de planifier un audit initial de certification. Celui-ci est réalisé en présentiel, par un auditeur qui va regarder si la structure respecte la bonne exécution du référentiel Qualiopi.

L’objectif est de valider les indicateurs et ne pas obtenir de non-conformités (NC). Les modalités de preuves pourront être des documents, des procédures ou tout ce qui pourra prouver de la bonne mise en place du référenciel.

Nous distinguons deux types de non-conformités :

  • les non-conformités majeures : une NC majeures est disqualifiante
  • les non-conformités mineures : on ne peut pas cumuler plus de 3 NC mineures

Qualiopi c’est une démarche qui se déploie dans le long terme. Après l’audit initial de certification, vous aurez un contrôle tous les 18 mois. Il faut donc construire un système Qualité dans le long terme et être capable de le faire vivre.

Quels sont les 7 critères et les 32 indicateurs Qualiopi ?

Le référentiel Qualiopi est composé de 7 critères et 32 indicateurs qualité. Ces indicateurs sont des éléments de preuves qui permettent d’évaluer la conformité de l’organisme de formation avec les exigences du référentiel. Ils couvrent différents aspects de la formation, tels que l’information du public, l’adaptation de ces prestations aux bénéficiaires, ou encore le développement des compétences.

Le processus d’audit

L’audit Qualiopi est réalisé en présentiel par un auditeur qui va vérifier si la structure respecte la bonne exécution du référentiel Qualiopi et des critères. L’objectif est de valider les indicateurs et de ne pas obtenir de non-conformités (NC). Les modalités de preuves pourront être des documents, des procédures ou tout ce qui pourra prouver de la bonne mise en place du référentiel.

Les nouveaux entrants 

Les nouveaux entrants dans le domaine de la certification Qualiopi sont définis comme des prestataires qui viennent de démarrer leur activité. Selon le guide de lecture, un nouvel entrant est un prestataire qui est dans sa première année d’activité. Le volume de formation n’est pas pris en compte. Par exemple, un organisme qui a soumis sa demande de Numéro de déclaration d’activité à la DREETS, mais qui n’a pas encore établi de Bilan Pédagogique et Financier, pourrait être considéré comme un nouvel entrant.

Pour les nouveaux entrants, les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 du référentiel sont soumis à des procédures d’audit spécifiques. Pour ces indicateurs, l’auditeur se concentre uniquement sur la formalisation du processus lors de l’audit initial, tandis que l’application effective est contrôlée lors de l’audit de suivi.. L’audit des « nouveaux entrants » ne pourra se dérouler qu’une fois la mise en œuvre d’au moins une prestation par catégorie auditée.

Il est important de noter que même sans aucune formation à votre actif, tant que vous avez des process à présenter, vous êtes tout à fait en capacité d’être certifié. Cependant, même si vous n’avez pas encore fait de formation “complète”, il est recommandé d’avoir quelques exemples qui ont permis d’avoir 1 ou 2 preuves sur des formations “tests”.

En somme, l’entrée dans le processus de certification Qualiopi pour les nouveaux entrants est bien encadrée et adaptée à leur situation, permettant ainsi une intégration progressive et structurée dans le système de formation professionnelle.

Qualiopi et les CFA 

Les Centres de Formation d’Apprentis (CFA) ont des spécificités particulières lorsqu’il s’agit de la certification Qualiopi, surtout s’ils sont de nouveaux entrants. Voici quelques points clés à considérer :

  1. Indicateurs spécifiques aux CFA : Les CFA ont quatre indicateurs qui leur sont propres dans le cadre de la certification Qualiopi. Ces indicateurs concernent l’exercice de la citoyenneté, les droits et devoirs de l’apprenti, le personnel dédié, et l’insertion professionnelle. Par exemple, l’indicateur de citoyenneté exige que l’accompagnement de l’apprenant soit formalisé et mis en œuvre par des projets spécifiques concernant la citoyenneté.
  2. Nouveaux entrants : Pour les nouveaux entrants, parmi les critères certaines modalités d’audit sont spécifiquement adaptées à leur situation. Lors de l’audit initial, l’auditeur se concentre uniquement sur la manière dont les processus ont été formalisés. Par la suite, lors de l’audit de surveillance, c’est la mise en application effective de ces processus qui est examinée.
  3. Obligation de certification : La loi du 5 septembre 2018 rend obligatoire la certification Qualiopi pour tous les prestataires proposant des actions concourant au développement des compétences qui interviennent sur le marché conventionnel. Pour les CFA existants à la date de publication de la loi, cette exigence devra être remplie au 1er janvier 2022.
  4. Insertion professionnelle : Le but de l’indicateur d’insertion professionnelle est de démontrer l’existence d’actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’études. Par exemple, des participations à des salons d’orientation, des visites d’entreprises, des ateliers CV/lettre de motivation, de l’aide à la recherche d’emploi, des réunions avec d’anciens élèves.
  5. Personnels dédiés : Le prestataire doit disposer d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.

Ces points sont essentiels pour comprendre comment les CFA sont concernés par la certification Qualiopi et comment ils peuvent s’y préparer.

Quel est le coût d’une certification Qualiopi ?

Nous distinguons deux types de coût dans la certification Qualiopi :

  • les coûts de certification : la ou les journées de déplacement du certificateur, où il faut compter entre 600 à 1500 euros la journée d’audit. En fonction de votre CA et de vos activités de formation, vous pouvez avoir un à dix jours d’audit de certification
  • les coûts de mise en place : en fonction de votre budget, vous pouvez faire appel à un cabinet spécialisé pour vous aider à la mise en place du référentiel et des critères. Les prix sont très variables en fonction du prestataires. Attention aux arnaques du tout compris (Kit complet).
    Même si vous décidez de le faire seul, il faut prévoir du temps humain en interne pour le faire. On estime à 30 jours de travail cumulés pour mettre en place de façon pérenne le référentiel Qualiopi.

Liste des organismes certificateurs validés par le COFRAC

Aujourd’hui, à date, vous pouvez contacter les organismes certificateurs ci-dessous :

  1. AB Certification
  2. Afnor Certification
  3. Apave Certification
  4. BCS Certification
  5. Bureau de Certification international France
  6. Bureau Veritas Certification
  7. Certifopac
  8. CertUp Maïeutika
  9. Dauge Fideliance
  10. Global Certification
  11. I.Cert
  12. ICPF & PSI
  13. ISQ
  14. Label Qualité Système
  15. LRQA France SAS
  16. Proneo Certification
  17. Qualianor Certification
  18. Qualitia Certification
  19. SGS ICS
  20. Socotec Certification

Traitement des non-conformités

Une non-conformité est un écart par rapport à une ou plusieurs mesures de référence. Les non-conformités, par ordre croissant de gravité, sont mineur et majeur.

Les écarts mineurs impliquent une prise en compte partielle des critères et des indicateurs ne remettant pas en cause la qualité des prestations fournies.

Des écarts importants signifient que les indicateurs ne sont pas ou partiellement pris en compte, remettant en cause la qualité des services rendus.

Pour les non-conformités majeures non résolues dans les 3 mois ou les non-conformités mineures déjà identifiées, la certification peut être suspendue ou retirée en fonction de la gravité et/ou du nombre ou de la récurrence des non-conformités identifiées. Aucune organisation proposée. ou mis en œuvre des actions correctives pertinentes. Les délais de mise en œuvre des actions correctives ne doivent pas dépasser les délais définis en fonction de la gravité de la non-conformité.

En cas d’écarts mineurs, le plan d’action défini doit être mis en œuvre dans les 6 mois. La vérification de la mise en œuvre des actions correctives aura lieu lors des audits suivants. Si des non-conformités mineures ne sont pas résolues lors du prochain audit, elles seront recertifiées comme non-conformités majeures.

Pour les écarts majeurs, la vérification de la mise en œuvre des actions correctives doit être valable dans les trois mois. Si des mesures correctives ne sont pas prises, la certification sera suspendue. L’organisme de certification doit lever la suspension de la certification dès réception de la preuve (documentation) démontrant le rétablissement de la conformité du prestataire de services et la résolution de la non-conformité majeure. Si des mesures correctives ne sont pas prises, la certification peut être retirée ou ne pas être accordée. Après cela, un nouvel audit de certification devra être réalisé.
La vérification du traitement des non-conformités peut conduire à la réalisation d’audits complémentaires, soit à distance, soit sur site.

Cas des organismes des multi-sites

Organisation multi-sites couverte par un système qualité unique constitué d’une fonction centrale (pas nécessairement un siège social) exploitant plusieurs sites dont tout ou partie des opérations (administratives, commerciales, techniques, etc.) relèvent du périmètre de l’organisation. la certification est effectuée. Un site se caractérise par la présence constante d’employés de l’organisation.

Une organisation multi-sites n’est pas nécessairement une entité juridique unique, mais tous les sites impliqués sont légalement ou contractuellement affiliés à la fonction centrale de l’organisation. Ils sont soumis à une surveillance constante déterminée par la fonction centrale.
Responsable des actions correctives nécessaires sur le site sur les critères. La fonction centrale doit s’assurer que les données de chaque site sont collectées et analysées, et doit être en mesure de faire preuve d’autorité et être en mesure d’initier des changements organisationnels si nécessaire.

Pour être qualifié de sites multiples :

  • L’organisme demandeur doit avoir un système qualité unique
  • L’organisme demandeur doit identifier sa fonction centrale comme faisant partie de l’entité et ne doit pas sous-traiter ;
  • La fonction centrale doit disposer de l’autorité organisationnelle pour définir, établir et faire fonctionner un système de qualité unique ;
  • Tous les sites doivent être inclus dans le programme de surveillance de l’organisation. L’échantillonnage d’un groupe de sites est autorisé si les conditions d’éligibilité mentionnées ci-dessus sont démontrées.
  • L’échantillonnage d’un groupe de sites est effectué par type d’action et doit être représentatif de nombreux sites différents.
  • Des échantillons sont établis, à l’exclusion de la fonction centrale qui est auditée annuellement, selon les modalités suivantes :

Audits initiaux et de renouvellement :

échantillons sont la racine carrée du nombre total d’emplacements, arrondis à l’entier supérieur et par type d’action, choisis au hasard par l’autorité de certification.
Un style de site est caractérisé par les types d’actions qui lui sont associés. Le calcul de la racine carrée est effectué sur le nombre de sites ayant le même type d’action.

Audit de surveillance :

Selon les procédures établies par l’organisme de certification. Dans tous les cas, l’organisme de certification peut décider d’auditer un site particulier s’il le juge pertinent et le prouve. Si une (ou plusieurs) non-conformités sont identifiées sur un site, la fonction centrale doit déterminer si la ou les non-conformités sont susceptibles d’être concernées par ces non-conformités.

Si tel est le cas, des actions correctives seront prises sur les sites concernés et contrôlées par la fonction centrale. Si ce n’est pas le cas, la fonction centrale démontrera à l’organisme de certification pourquoi il limite le suivi des actions correctives. Au moment de la prise de décision, si un ou plusieurs sites présentent un ou plusieurs points critiques de non-conformité, la certification sera refusée pour l’ensemble de l’organisation multisite jusqu’à ce que cette organisation prenne les mesures correctives appropriées.
Un site ne peut pas être exclu du périmètre de la certification.

Si un nouveau site s’inscrit dans une organisation avec plusieurs sites certifiés, le site doit être audité avant d’être inclus dans la certification, en plus du suivi prévu dans le programme d’audit.
Après avoir intégré le nouveau site sur le certificat, il doit être ajouté aux sites de ceinture pour déterminer la taille de l’échantillon et le moment des renouvellements ultérieurs ou des contrôles de surveillance.

Transfert de certification

Un transfert de certification est la reprise d’une certification existante et valide par un autre organisme de certification accrédité ou en cours d’accréditation.
L’organisme envoie sa demande au certificateur souhaité. L’organisme de certification destinataire vérifie que les activités à certifier entrent dans son périmètre d’accréditation et que l’organisme qui souhaite transférer la certification est certifié conformément au système applicable.
L’ancien organisme de certification transmet à l’organisme destinataire sous quinze jours une copie du certificat délivré, un dossier détaillant les non-conformités détectées et le plan d’action associé pour les corriger.
En cas de refus de transmission du document par l’ancien organisme de certification, l’autorité destinataire peut le signaler à l’autorité de labellisation. L’organisation réceptrice vérifie ensuite l’état de toutes les non-conformités restantes, le cas échéant, en appliquant les derniers résultats d’audit, les plaintes reçues et les actions correctives prises.
Il décide, dans un délai de trente jours, au cas par cas :

Recevoir les dossiers en certifiant la certification et en délivrant les certificats ;
L’organisation, après analyse des dossiers, procède à une évaluation appropriée ;
Refuser de renouveler le certificat. Le motif du refus est expliqué par écrit à l’organisation
Par tous les moyens, l’organisme de certification s’assure que la certification de l’organisme demandeur du transfert n’est pas suspendue ou révoquée.
À ce moment-là, il n’est pas possible de transférer le certificat d’un organisme de certification à un autre.
Un organisme souhaitant changer d’organisme de certification doit introduire une nouvelle demande de certification et procéder à une première évaluation ou transmettre sa demande à un organisme de certification accrédité dans les conditions précisées par le présent décret.

Nouvelle demande après un refus de certification

L’organisme candidat qui a reçu un refus de certification de la part d’un organisme de certification ne peut pas soumettre une nouvelle candidature avant le délai de trois mois à compter de la date du refus. Passé ce délai, il informe l’organisme de certification des non-conformités qui lui sont signalées et démontre qu’elles ont été résolues.

Extension de certification – Ajouter un nouveau périmètre

L’organisme demandeur souhaite réaliser un nouveau type d’action qui, en plus des types d’action déjà certifiés, demande d’étendre son périmètre de certification à l’organisme de certification. Un audit de certification approfondi des types d’actions requises pour étendre la certification ; Cet audit est réalisé à tout moment du cycle de certification conformément au déroulement de l’audit initial dans le cadre de l’extension. En cas de décision positive, le certificat de l’établissement est mis à jour en conséquence. Programme d’audit (cycle, contenu de l’audit, durée, etc.) pour les audits ultérieurs tenant compte de l’extension du périmètre de certification

11 Modalités de certification des organismes qui certifient ou labellisent la qualité des actions contribuant au développement des compétences.

Tout organisme dont la certification ou la labellisation a été obtenue au titre de l’article R. 6316-3 dans sa version en vigueur au 31 décembre 2018 et est actif au moment de l’inscription à la certification est autorisé à demander la réalisation de l’évaluation initiale dans les conditions de durée ci-après. L’audit ne porte donc que sur une partie des indicateurs précisés sur le site du ministère chargé de la formation professionnelle. L’organisme de certification s’assure que son certificat est actif au moment de la demande de certification.

Les changements apportés au référentiel national Qualité 2023

Le référentiel national qualité 2023 apporte plusieurs modifications dans le préambule du référentiel Qualiopi. Il introduit notamment des précisions sur les modalités de déroulement des audits, des changements de couverture de certification, et des mises à jour des indicateurs de résultats. Il est donc essentiel pour les organismes de formation de se tenir informés de ces changements et de les intégrer dans leur démarche d’amélioration continue.

En 2023, le paysage de la certification Qualiopi connaîtra des transformations significatives. L’une des modifications les plus notables concerne le renforcement des contrôles sur l’utilisation de la sous-traitance par les organismes de formation qui proposent des formations via le Compte Personnel de Formation (CPF). Ces organismes devront désormais s’assurer que leurs sous-traitants respectent les critères du référentiel Qualiopi, ajoutant ainsi une couche supplémentaire de responsabilité et de contrôle de la qualité.

Par ailleurs, le concept de « portage Qualiopi » pourrait être amené à disparaître. Cette pratique, qui a suscité de nombreuses discussions, pourrait être supprimée dans le cadre des nouvelles réglementations. Cela signifie que les organismes de formation devront obtenir leur propre certification Qualiopi, qui est devenue obligatoire pour proposer des formations éligibles au CPF.

En outre, le Référentiel National Qualité pourrait évoluer vers une huitième version, intégrant de nouveaux critères liés à la qualité de la formation professionnelle. Cette évolution vise à garantir une qualité constante des prestations de formation et à répondre aux besoins des entreprises et des apprenants.