Si vous avez l’intention d’embaucher un alternant et que vous hésitez encore, les lignes qui suivent vous concernent car non seulement l’alternance est un formidable tremplin pour des jeunes qui veulent intégrer le monde de l’entreprise, mais c’est aussi une formidable opportunité pour les employeurs à condition de bien comprendre les enjeux.

De nombreuses entreprises embauchent chaque année en France de jeunes alternants. On compte 495 000 contrats signés en 2020 contre 353 000 en 2019. L’apprentissage a connu une croissance de 40%, avec une progression homogène sur l’ensemble des territoires. La progression de l’apprentissage en 2020 est tirée par l’enseignement supérieur, et notamment pour partie par les qualifications de niveau bac+2, qui représentent de l’ordre de 22 % des contrats. Les raisons de ces recrutements sont très diverses :  se faire aider dans la réalisation de certaines activités, transmettre un savoir-faire avant un départ à la retraite, aider un jeune à découvrir le monde de l’entreprise ou à se former à un métier.

De nombreux avantages pour chacun

L’intégration d’un étudiant apporte à l’entreprise de la main d’œuvre à un coût attractif. Un étudiant en contrat d’apprentissage par exemple est rémunéré entre 25% et 78% du SMIC. Et des aides financières permettent de favoriser ce type de contrat.

Sans compter que l’alternant amène un œil neuf sur l’organisation et le travail de l’entreprise. Il peut apporter son regard extérieur et partager ses connaissances acquises à l’école, notamment sur des nouvelles façons de travailler, des nouvelles méthodes et des nouveaux outils. Pour l’entreprise et l’étudiant cela permet de créer une réelle relation gagnant/gagnant.

L’alternance est efficace avec une bonne préparation

Mais les jeunes alternants sont-ils pour autant bien intégrés, bien formés et sont-ils embauchés à l’issue de leur expérience ? Le tutorat ne se réalise pas toujours sans difficulté, sans investissement et sans conviction. Parfois cela se termine par l’échec du jeune à l’examen, l’échec du recrutement à l’issue de l’alternance avec les conséquences désastreuses qu’on imagine. Est-ce que ce gâchis peut être évité ? Oui il peut l’être. Regardons le côté positif, beaucoup réussissent leur mission grâce aux entreprises qui ont su prendre les choses en main et mettre en place un dispositif gagnant. De nombreux tuteurs acceptent de s’impliquer dans une mission d’accompagnement sans parfois imaginer l’investissement que cet engagement représente : une vraie préparation, de solides outils et une méthode adaptée.

La clé de la réussite réside dans la mise en place d’un tutorat qui permet une transmission des compétences de qualité, une organisation rassurante et une gestion de la relation sereine.

Que se passe-t-il entre un tuteur, salarié expérimenté et un jeune alternant encore à l’école avec une expérience souvent limitée de l’entreprise et qui est confronté brusquement au quotidien d’une PME ou d’un grand groupe ? Qu’est-ce qui fait que le tutorat fonctionne bien dans certains cas et permette la réussite de l’alternant et qu’il dysfonctionne dans d’autres cas ?

Succès ou échec, les tuteurs sont confrontés à une responsabilité pour laquelle ils ne sont pas toujours assez préparés. Car on ne s’invente pas tuteur même si l’on peut penser que « ça peut aller de soi » parce qu’on possède une expérience de manager ou de formateur.  Pour réussir cette mission, l’entreprise et l’école doivent mettre en place une organisation, des moyens humains, techniques et matériels pour que chacun puisse jouer son rôle pleinement, grandir, s’épanouir, donner le meilleur de soi. Au-delà de l’accompagnement d’un junior par un senior, la réussite du tutorat réside dans la relation entre celui qui sait et celui qui apprend, entre celui qui maîtrise l’environnement de son entreprise et celui qui doit le découvrir. Et le secret de la réussite réside dans les échanges entre les deux protagonistes.

Accompagner, une énergie de tous les instants

Être tuteur demande une implication de tous les jours si l’on souhaite obtenir de bons résultats. Encore faut-il en être conscient et s’en donner les moyens. En général, la mission de tutorat s’ajoute souvent aux autres missions quotidiennes du tuteur qui exerce un métier à plein temps. Le tutorat demande de la responsabilité et de l’implication. En général, le tuteur est volontaire, il a été choisi davantage pour ses compétences relationnelles que pour son expertise métier car tutorer, c’est développer un bon relationnel basé sur la confiance, l’écoute et la pédagogie.

Le tuteur « débutant » a parfois des doutes sur ses propres capacité à réussir sa mission et c’est compréhensible car bien souvent il ne sait pas ce qu’on attend de lui. Accueillir et former un jeune étudiant pendant un, deux ou trois ans, ce n’est pas une mince affaire. Cette situation peut déclencher chez lui quelques craintes, des appréhensions réelles ou fantasmées, et il se dit : « Et si je n’étais pas assez pédagogue ? Et si je manquais de temps ? Et si ça se passait mal dans la relation ? ». Il a besoin de savoir ce qu’on attend de lui et comment il faut s’y prendre. 

Faire le bon diagnostic des besoins

Première chose à faire pour un manager ou un service Ressources Humaines : clarifier ses besoins, celui du service, de l’équipe. Un alternant, d’accord mais pour faire quoi ? Quelles activités lui confier ? Pendant combien de temps ? Quelles compétences doit-il déjà maitriser en amont et quelles sont celles qu’on va lui transmettre pour le faire progresser ? Avant toute décision, diagnostiquer la situation avec les Ressources Humaines. Un travail qui consiste à identifier les missions à confier, à formaliser le profil, les compétences maîtrisées, le niveau de qualification nécessaire pour réaliser la mission à confier, le diplôme qu’il aura à préparer et l’école. En sachant qu’un alternant n’est pas une « petite main » qui servira à dépanner selon les besoins du moment. Ça, c’est exclu !

Clarifier sa mission

Et puis il s’agit de nommer un tuteur. Plus le travail de préparation est anticipé, plus les chances de réussite sont au rendez-vous. Le tuteur a besoin de clarifier les missions à confier au regard de différents paramètres tels que le niveau du diplôme préparé, le degré d’autonomie maîtrisé, tout cela renforcera la motivation à s’investir. L’entreprise doit tenir compte du rythme de l’alternance, car le tutoré, même s’il est un salarié à temps complet, n’est présent dans l’entreprise qu’à temps partiel, deux ou trois jours par semaine ou une semaine sur deux par exemple. Et une année, ça passe très vite. Certaines entreprises recrutent en fonction d’un projet défini en amont, mais beaucoup recherchent des alternants plutôt polyvalents, sans avoir réellement de projet concret. Plus le projet est clair pour le manager et pour les RH, plus la facilité de trouver le  bon profil est facile. L’école est là pour aider les entreprises à choisir le bon étudiant avec le bon diplôme en fonction du poste à occuper.

Pas de tutorat sans relation étroite avec l’école

Lorsque les écoles entretiennent un réseau de partenariat avec des entreprises, elles peuvent être en mesure de proposer des candidats. Mais encore faut-il qu’elles aient une bonne connaissance des postes de travail et des compétences requises pour les occuper. De bonnes relations écoles-entreprises sont un gage d’efficacité. L’école peut faire beaucoup pour l’entreprise, à condition que chacun s’investisse dans la relation. C’est le travail que développe les responsables pédagogiques. C’est un choix que font nombre de DRH. Le code du travail rappelle le cadre de cette relation.

Quant au diplôme, il est difficile pour l’entreprise de savoir quel est le « bon » diplôme dont elle a besoin. Pour un opérationnel ce peut-être un Bac+2, une licence ou un Bachelor, pour quelqu’un d’autonome qui conduirait un projet complexe, un master serait préférable. Ce travail de réflexion doit se faire en amont avec tous les acteurs, tuteur, manager, RH et l’école.

Suivre une formation au tutorat

Sans formation du tuteur, le risque d’échec est plus important. Dans le meilleur des cas, le tuteur fait de son mieux et l’alternant aussi. Mais s’il est très occupé (son manager ne le soulage pas dans ses tâches), s’il n’est pas très motivé (on lui a imposé la mission), s’il n’est pas vraiment conscient de son rôle, s’il n’a pas les outils, s’il n’est pas aidé par son manager, alors l’alternance risque de mal se passer et l’issue pourrait-être compliquée pour l’étudiant. D’aucuns pensent qu’on n’a pas besoin de se former, qu’il suffit de montrer le travail à un jeune qui saura faire. C’est déprécier le rôle du tuteur.

Devenir tuteur demande d’être volontaire, de s’impliquer, de maîtriser des connaissances, de savoir obtenir des informations, de connaître son rôle, son niveau de responsabilité. Une formation d’un ou de deux jours est indispensable pour bien comprendre qu’on n’accompagne pas un jeune à la légère. Un tuteur doit savoir en toute conscience ce qui l’attend car les enjeux sont bien trop importants, tant pour l’entreprise que pour l’étudiant. Trop souvent, le tuteur découvre à l’issue de la formation toute l’étendue de sa mission et les responsabilités qui en découlent. Parfois, il aimerait qu’on lui explique mieux cela au moment où on le sollicite, pour mieux se décider à accepter ou à refuser en toute connaissance de cause. Ne pas le former contribue à développer du stress, comme toute personne à qui on demande de réaliser une activité sans qu’il en maîtrise les compétences.

Instituer un cadre relationnel

Il est aussi nécessaire de contractualiser le tutorat le plus tôt possible car tuteur, manager et RH vont devoir préparer la montée en compétences de l’étudiant. Il est donc important de clarifier le rôle de chacun, clarifier l’objet et les enjeux du tutorat. Pour éviter tout malentendu, mieux vaut contractualiser au plus vite la relation. Alors, comment faire ? 

On se rend compte qu’il n’y a pas toujours véritablement de contrat formalisé entre le tuteur, les RH et le manager, que ce n’est pas toujours bien explicite. Qu’attend l’entreprise de ses tuteurs et qu’attendent les tuteurs de leur hiérarchie ? Comment sont définis les termes de la relation, par quels moyens ?  Il n’existe souvent pas de contrat écrit pour définir la mission de chacun en dehors des contrats administratifs.

Et quand est-il du contrat entre l’entreprise et l’alternant ? Et entre l’entreprise et l’école, qui indique clairement qui fait quoi et comment travailler ensemble ?  La relation contractuelle entre un salarié et son entreprise passe avant tout par le code du travail qui impose d’établir un contrat de travail : CDI, CDD par exemple. Le contrat d’apprentissage et le contrat de professionnalisation sont définis par le code du travail et par les branches. Et les règlements intérieurs des entreprises définissent rarement les règles de l’apprentissage.

Peu nombreuses sont les entreprises qui proposent des contrats-missions qui clarifient en interne les missions de chacun et cela créé une relation trouble. L’alternance nécessite un contrat-mission particulier entre les différents acteurs, tuteur, tutoré, manager, RH. Sans contrat, comment définir clairement le cadre de la relation ?

Pour que chacun identifie son rôle, sa place et les interrelations qui en découlent sans ambiguïté, un ou plusieurs contrats sont souvent indispensables : un contrat-mission entre l’entreprise, le tuteur et le tutoré par exemple, et dans lequel les responsabilités du manager seraient clarifiées. Un contrat entre l’école, le tutoré et l’entreprise, dans lequel chacun saurait ce qu’il a à faire. Pour une relation saine et pérenne, pour définir les actions de chaque acteur, pour éviter tout malentendu, il est plus que nécessaire d’institutionnaliser la contractualisation de la relation.

Vous avez compris, pour mettre en place un tutorat de qualité, vous devez bien identifier votre besoin, choisir la bonne personne qui correspond à l’activité que vous allez lui confier, nommer un tuteur dans l’équipe, le former et contractualiser la relation au plus tôt. Créer une relation personnalisée avec l’école. Ce n’est pas si compliqué que ça ! 

Article rédigé par François Gabaut, PhD et formateur-conseil depuis plus de quinze ans. Nourri par la ProcessCom, certifié en Analyse Transactionnelle et spécialiste des enjeux liés au tutorat, il signe son troisième ouvrage sur le sujet « Réussir sa mission de tuteur » InterEditions-Dunod, Paris 2021.