Chez Proactive Academy, nous aidons nos clients à lancer leur organisme de formation ou leur CFA. Nous savons que le fonctionnement de la formation professionnelle en France peut être compliqué.

Malgré la loi de 2018 qui a essayé de simplifier le secteur de la formation professionnelle et de l’apprentissage, tout ce petit monde reste encore très opaque pour les non-initiés. 

Vous le savez peut-être, mais chez Proactive Academy nous aimons faciliter la vie de nos clients. Nous sommes des fervents défenseurs des webinaires, des guides, des articles autour de nos sujets d’expertise. 


Nous travaillons maintenant depuis 10 ans dans le développement des acteurs de la formation et de la formation par apprentissage. Nous avons créé des organismes de formation et des cfa dans la restauration, dans le digital, dans la logistique, l’insertion et même dans le développement commercial avec notre propre école – Alterneo

C’est pour cette raison que nous vous proposons un guide complet sur la création d’un organisme de formation en 8 étapes. Vous y trouverez tout ce que vous devez savoir pour vous lancer dans une activité de formation. 

Si vous voulez aller plus loin sur le sujet, vous pouvez toujours nous contacter.

Etape 1 – Comprendre ce qu’est la formation

 Qu’est ce qu’un acte de formation ?

Un acte de formation est encadré par le Code de Travail. Sa définition a évolué avec la loi du 5 septembre 2018 “pour la liberté de choisir son avenir professionnel”. L’action de formation se traduit maintenant comme un parcours pédagogique permettant de répondre à un objectif professionnel. 

D’après l’article L6311-1, la formation professionnelle continue a pour objet de favoriser l’insertion ou la réinsertion professionnelle des travailleurs, de permettre leur maintien dans l’emploi, de favoriser le développement de leurs compétences et l’accès aux différents niveaux de qualification professionnelle, de contribuer au développement économique et culturel, à la sécurisation des parcours professionnels et à leur promotion sociale.

Elle a également pour objet de permettre le retour à l’emploi des personnes qui ont interrompu leur activité professionnelle pour s’occuper de leurs enfants ou de leur conjoint ou ascendants en situation de dépendance.

La nouveauté c’est que l’acte de formation peut être réalisé en partie ou en totalité à distance ou être réalisé en situation de travail (AFEST).

Si votre service ne répond pas à cette définition, vous n’êtes pas dans un acte de formation. 

C’est comme cela qu’on fait la différence entre de la formation, de l’accompagnement ou du consulting.

Qu’est ce qu’une formation en tout ou partie à distance ?

Vous l’aurez compris, une action de formation à distance est une formation qu’on réalise chez soi ou au bureau. Elle peut être en e-learning (asynchrone), à distance (synchrone) ou en blended learning (mix entre du e-learning et du présentiel).  

Pour qu’elle soit valide par rapport à la loi, une formation en tout ou partie à distance doit comprendre : 

  • une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours
  • une information du bénéficiaire sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne.
  • des évaluations qui jalonnent ou concluent l’action de formation.

Qu’est ce qu’une action de formation en situation de travail ?

Une des grandes nouveautés de la loi de 2018, c’est la définition d’une action de formation en situation de travail. Pour synthétiser le principe de l’AFEST, nous pourrions le définir comme une action de formation sur le poste de travail qui est encadré par un dispositif pédagogique et un formateur. L’AFEST est juste une nouvelle modalité pédagogique qu’on pourrait retrouver dans une formation en apprentissage ou dans une formation continue de 3 mois avec une certification à la clé. 

La mise en oeuvre de cette modalité de formation doit comprendre : 

  • l’analyse de l’activité de travail pour, le cas échéant, l’adapter à des fins pédagogiques,
  • la désignation préalable d’un formateur pouvant exercer une fonction tutorale,
  • la mise en place de phases réflexives, distinctes des mises en situation de travail et destinées à utiliser à des fins pédagogiques les enseignements tirés de la situation de travail, qui permettent d’observer et d’analyser les écarts entre les attendus, les réalisations et les acquis de chaque mise en situation afin de consolider et d’expliciter les apprentissages,
  • des évaluations spécifiques des acquis de la formation qui jalonnent ou concluent l’action.

Vous pouvez retrouver notre guide sur l’individualisation de formation et sur l’AFEST si vous souhaitez approfondir le sujet.

Les différents types de formation

La loi définit les actions de formation qui participent au développement des compétences et qu’elle intègre dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation professionnelle.

Elle en définit 4 : 

  • les actions de formation 
    • Elles doivent permettre à toute personne sans qualification professionnelle ou sans contrat de travail d’accéder dans les meilleures conditions à un emploi ;
    • Elles doivent favoriser l’adaptation des travailleurs à leur poste de travail, à l’évolution des emplois ainsi que leur maintien dans l’emploi et de participer au développement de leurs compétences en lien ou avec leur poste de travail. Elles peuvent permettre à des travailleurs d’acquérir une qualification plus élevée ;
    • Elles doivent permettre de réduire, pour les travailleurs dont l’emploi est menacé, les risques résultant d’une qualification inadaptée à l’évolution des techniques et des structures des entreprises, en les préparant à une mutation d’activité soit dans le cadre, soit en dehors de leur entreprise. Elles peuvent permettre à des salariés dont le contrat de travail est rompu d’accéder à des emplois exigeant une qualification différente, ou à des non-salariés d’accéder à de nouvelles activités professionnelles ;
    • Elles doivent favoriser la mobilité professionnelle
  • les bilans de compétences : c’est un outil qui permet à des travailleurs d’analyser leurs compétences, leurs aptitudes et leurs motivations afin de les aider à construire un projet professionnel, et, le cas échéant, un projet de formation. Les bilans de compétences sont très encadrés par la loi. Il y a certaines obligations à respecter pour pouvoir en proposer.
  • la validation des acquis de l’expérience : ce dispositif permet à un salarié de valider un diplôme ou un titre professionnel (c’est-à-dire une certification qui lui attribue un grade, comme par exemple un bac / bac+1 jusqu’à bac+5…) en valorisant son expérience professionnelle et ses compétences cumulées pendant sa carrière. Un ministère ou une structure privée possédant un titre ou un diplôme, a défini les modalités pour pouvoir y prétendre. En général, il faut prouver d’une expérience significative et rédiger un mémoire/ un dossier qu’on présente devant un jury.
    Pour proposer ce genre de prestation, il faut être un organisme de formation et être habilité à certifier sur le diplôme ou le titre qui vous intéresse.
  • les actions de formation par apprentissage : nous ne sommes plus sur un dispositif de formation professionnelle continue mais sur de la formation initiale. C’est-à-dire que les organismes de formation par apprentissage (CFA) doivent respecter des conditions assez strictes pour proposer ce genre de formation. 

L’apprentissage, c’est un cadre juridique qui permet à un jeune de moins de 30 ans de faire sa formation diplômante en alternant cours théoriques et pratiques en entreprise. 

La loi donne à l’apprentissage l’objet suivant : 

  • Permettre aux travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage d’obtenir une qualification professionnelle sanctionnée par un diplôme ou un titre à finalité professionnelle enregistré au répertoire national des certifications professionnelles ;
  • Dispenser aux travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ainsi qu’aux apprentis originaires de l’Union européenne en mobilité en France une formation générale associé à une formation technologique et pratique, qui complète la formation reçue en entreprise et s’articule avec elle ; 
  • Contribuer au développement des connaissances, des compétences et de la culture nécessaires à l’exercice de la citoyenneté.
  • Contribuer au développement de l’aptitude des apprentis à poursuivre des études par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie.

Etape 2 – Qui peut être “organisme de formation” ?

Globalement toutes les structures personnes physiques ou morales peuvent être organisme de formation. 

Vous pouvez choisir une entreprise individuelle (auto entreprise) ou monter une société seul (EURL, SARL, SASU) ou une société avec plusieurs personnes (SAS ou SA). 

Les associations sont souvent utilisées par les collectivités territoriales, les établissements publics ou les consulaires pour organiser leurs activités de formation.

Le choix du statut juridique va vraiment dépendre de votre stratégie et de votre situation personnelle.

Vous n’êtes pas obligé de proposer de la formation comme activité principale. Vous pouvez par exemple avoir une activité principale dans la construction immobilière, dans le développement informatique, l’assurance et proposer une activité secondaire de formation. 

Les deux activités peuvent être cumulées sur le même statut juridique. Par contre, cela peut poser un problème en termes de fiscalité si vous optez pour un régime de TVA différent. Nous en parlons plus bas. 

Le plus important est, avant tout de comprendre que, si vous lancez une activité de formation (qui correspond à la définition d’une action de formation par la loi) , c’est que vous devez obligatoirement déclarer votre activité de formation à la direction régionale interdépartementale, de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS) de votre région.

Etape 3 – Les démarches à suivre pour être organisme de formation

Pour créer son organisme de formation, il faut montrer patte blanche ! La formation professionnelle a vu ces dernières années son activité fortement contrôlée. L’Etat souhaite pouvoir identifier et contrôler toutes les structures qui proposent de la formation. Vous devez donc déposer une demande pour avoir le droit d’exercer et obtenir un numéro de déclaration d’activité (NDA).

Toute personne qui forme des individus doit avoir le fameux sésame, même si vous êtes un simple intervenant ou un sous-traitant dans une école ou dans un CFA. Porter un contrat avec un client n’est plus la seule obligation pour avoir un numéro de déclaration d’activité de formation (NDA).

En tant qu’organisme de formation si vous engagez des formateurs en sous traitance, vous devez vérifier qu’ils possèdent bien des NDA. A l’inverse, si vous êtes formateur indépendant et que vous travaillez pour un CFA, un organisme de formation ou une école et que vous n’avez pas de NDA, vous êtes en infraction. 

Les formateurs salariés ou en portage salarial ne sont pas concernés

L’amende peut être salée si vous vous faites contrôler par les services fiscaux et qu’ils découvrent que vos indépendants ne sont pas déclarés en tant qu’organisme de formation avec un numéro de déclaration d’activité de formation. 

Par contre, le législateur précise que les prestataires qui réalisent de la formation pour des particuliers dans leurs activités de loisirs ou les entreprises qui proposent pour son personnel des formations professionnelles internes sur ses fonds propres, ne sont pas concernés par l’obligation de déclaration d’activité de formation.

Etape 4 – Comment effectuer sa déclaration ?

Pour créer son organisme de formation, vous devez remplir en ligne ou par courrier le cerfa n°10782*05

Votre demande doit être accompagnée des pièces justificatives ci-dessous : 

  • vous devez avoir réalisé ou avoir signé une première prestation. Il faut donc fournir une copie d’un de ces documents :
    • une convention de formation professionnelle
    • un bon de commande ou facture établis pour avoir réalisé une prestation de formation
    • un contrat de prestation de formation
    • un contrat d’apprentissage
  • la copie de votre document attribuant votre SIREN (KBIS)
  • le bulletin n°3 du casier judiciaire, du dirigeant pour les personnes morales ou du déclarant pour les indépendants.
  • si vous démarrez directement par une activité de formation par apprentissage, vous devez fournir une copie des statuts.
  • un programme de formation où sont détaillés le contenu des actions, leur organisation et les moyens techniques et pédagogiques mobilisés.

Pour contrôler le sérieux de votre activité, les services de l’Etat peuvent vous demander de compléter votre demande avec un justificatif prouvant la bonne exécution de votre première formation, les personnes ayant suivi cette formation, la nature de cette formation ou la pertinence des compétences de la personne qui la réalise.

Vous devriez obtenir votre récépissé de déclaration d’activité d’un prestataire de formation sous 30 jours.

Important : ce numéro de déclaration d’activité n’est pas un agrément de l’Etat à votre organisme de formation ou à vos formations que vous réalisez.  C’est une simple procédure administrative vous permettant d’exercer votre activité.

Etape 5 – Les obligations légales quand on est un organisme de formation

Maintenant que vous avez votre NDA, il va falloir le garder. En effet, les organismes de formation sont soumis à plusieurs obligations légales non négligeables et non négociables. Nous ne parlons pas de démarche qualité comme Datadock ou Qualiopi, nous sommes juste sur le minimum pour garder son numéro d’organisme de formation. 

Le bilan pédagogique et financier

Chaque année, avant la fin du mois d’avril, tous les organismes de formation doivent compléter en ligne leur bilan pédagogique et financier (BPF) pour l’année comptable passée. Il est important de le faire, même si vous n’avez pas réalisé votre formation!

Le BPF synthétise votre production annuelle avec plusieurs indicateurs :

  • le type de formations réalisées,
  • le nombre de personnes et d’apprentis formés,
  • le nombre d’heures de formation par stagiaires et par apprentis, le total d’heure de formation par type, par niveau, par domaine et la durée,
  • la nature des fonds reçus (OPCO, Pôle Emploi, individuel, CPF, Apprentissage…) et le montant des factures

Le bilan pédagogique et financier nécessite de bien suivre son activité de formation.

Avec le développement de votre business, si vous n’avez pas dans un coin, le détail de votre production de l’année précédente, vous risquez de galérer pour compléter votre BPF. 

Quand les organismes de formation atteignent un certain niveau d’activité, il n’est pas rare de les voir prendre un logiciel “métier” pour planifier les formations ET avoir déjà les informations organisées pour leur déclaration.

De plus, il est conseillé d’anticiper le plus tôt possible la réalisation du bilan pédagogique et financier car le site peut être indisponible dans les derniers jours de dépôt. Il n’y aura pas de deuxième chance pour les retardataires. 

Les obligations contractuelles

Un organisme de formation a des obligations contractuelles vis-à-vis de ses clients. C’est d’autant plus vrai, si vous souhaitez que vos formations puissent bénéficier de financements publics ou mutualisés (OPCO). Nous vous conseillons de prendre de bonnes habitudes dès maintenant.

La liste des documents à produire sont : 

  • une convention de prestation de formation 
  • un contrat de sous-traitance (si vous confiez la formation à un tiers)
  • un programme de formation avec les informations suivantes : 
    • les objectifs de la formation
    • les pré-requis
    • le public
    • le programme (détail de la formation)
    • les modalités d’évaluation des compétences
    • les méthodes pédagogiques mobilisées
    • les débouchés et les poursuites d’études
    • l’accessibilité 
    • Durée, tarif et lieux
    • les modalités et délais d’accès
    • un contact
  • des conditions générales de ventes (CGV)
  • une procédure de positionnement des compétences (ce que sait faire le stagiaire avant de réaliser sa formation)
  • des feuilles d’émargement
  • une enquête de validation des acquis
  • une enquête à chaud et à froid de satisfaction client pour chaque formation.
  • une attestation individuelle de fin de formation ou certificat de réalisation prouvant la validation ou non des compétences vues pendant la formation.

Les obligations comptables 

Comme les documents administratifs, les organismes de formation sont contraints au niveau de leur comptabilité

Tout d’abord, vous devez obligatoirement présenter à la fin de chaque année comptable, un bilan, un compte de résultat et une annexe. 

Vous devez mettre en place une comptabilité analytique si vous avez plusieurs activités différentes (par exemple dans le cadre d’une activité secondaire de formation). En résumé, vous devez pouvoir présenter la compatibilité de l’activité de formation par rapport aux autres. 

Les actions de validation des acquis de l’expérience (VAE) doivent être isolées comptablement des autres activités de formation. Si vous réalisez des actions de formation continue, de la VAE et du coaching par exemple, vous aurez une comptabilité analytique permettant de distinguer les trois. 

Un plan comptable spécifique 

Si votre chiffre d’affaires de formation dépasse 15 244 euros, vous devez demander à votre comptable de mettre en place un plan comptable adapté aux organismes de formation.

La désignation d’un commissaire aux comptes

La loi oblige les organismes de formation à nommer un commissaire aux comptes s’ils dépassent deux des trois seuils : 

  • trois salariés en CDI
  • 153 000 euros de CA (toutes activités confondues même hors formation)
  • 230 000 euros au total bilan

Vous pourriez être surpris mais les seuils sont très facilement atteignables. Si vous oubliez de le nommer, vous risquez de perdre votre numéro mais aussi d’invalider toutes les décisions prises en assemblée générale ou dans un organe décisionnel de votre organisme à partir de l’année comptable où vous avez atteint l’obligation.

Ce n’est jamais très drôle de devoir re-faire voter toutes les décisions prises en AG sur les trois dernières années.

Etape 6 – La fiscalité et le régime de TVA

Votre fiscalité va dépendre d’abord du choix de votre structure juridique. Si vous êtes en auto-entreprise, vous n’aurez pas la même imposition que si vous êtes en SAS. C’est un sujet à bien regarder avant de monter son entreprise.

Par contre, au niveau de la TVA, une grande majorité des organismes de formation choisissent de demander auprès du fisc d’être intégralement exonéré de la taxe sur la valeur ajoutée. 

Cette demande doit être faîte uniquement après avoir obtenu votre numéro de déclaration d’activité. Ensuite, il vous suffit de faire une demande avec le formulaire 10219*16 auprès de la direction départementale en charge de l’emploi, du travail et des solidarités. 

Vous recevrez ensuite une réponse sous 2 mois. Attention, l’accord n’est pas rétroactif. Vous devez donc facturer de la TVA jusqu’à obtenir l’accord de l’administration (sauf si vous êtes dans un régime auto-entreprise. Il faut faire attention de ne pas dépasser le seuil de CA annuel autorisé).

Ne pas facturer de la TVA a un avantage sur le plan commercial. Par contre, sachez que vous serez redevable d’une autre taxe : la taxe sur les salaires

Elle est redevable pour les structures qui ne facturent pas la TVA et elle est calculée sur les rémunérations versées durant l’année.

L’autre inconvénient de ne pas être soumis à la TVA, c’est que vous ne la récupérez pas de votre côté au niveau de vos fournisseurs. De plus, vous ne pouvez pas non plus l’immobiliser dans le cadre de vos investissements.

Il sera donc nécessaire de prévoir 20% de charges en plus sur l’ensemble de vos achats. 

Si vous avez une activité avec de la TVA, et une activité sans TVA, vous paierez de la taxe sur les salaires au pourcentage de chiffre d’affaires facturé sans TVA au cours de l’année. C’est la même chose pour la TVA non récupérable et la TVA sur les investissements.

Etape 7 – A qui pouvez-vous vendre vos formations ?

Un organisme de formation peut vendre de la formation à plusieurs types de cibles : 

  • à un particulier : sur ses fonds propres ou en utilisant son compte personnel de formation (sous conditions*)
  • à une entreprise, une association ou une collectivité territoriale : en utilisant son plan de formation ou en mobilisant ses fonds mutualisés avec son opérateur de compétence (OPCO) (sous conditions*)
  • à un opérateur de compétence : vous pouvez être sélectionné par un OPCO pour répondre à une de ses problématiques de branche professionnelle (sous conditions*)
  • à Pôle Emploi :  un chômeur indemnisé peut bénéficier de Pôle emploi d’une aide pour financer une formation (sous conditions*)
  • aux régions : elles sont responsables du pilotage du développement des compétences sur leur territoire. Elles réalisent régulièrement des appels d’offres pour sélectionner des organismes de formation pour former à des métiers spécifiques (sous conditions*). 

Vous l’aurez compris, le marché de la formation peut être très large en termes de cibles. 

*Par contre, vous aurez des contraintes supplémentaires si vous voulez référencer vos formations au CPF, auprès de votre OPCO ou chez Pôle Emploi. 

Pour cela, nous vous proposons notre guide sur comment rendre sa formation finançable au CPF et auprès de l’OPCO.

Etape 8 – Les ressources indispensables pour commencer son activité 

Vous l’aurez compris, faire de la formation ce n’est pas pour les rigolos. Il est attendu un minimum de professionnalisme pour exercer. 

Pour cela, nous proposons de lister les ressources nécessaires pour commencer votre activité de formation :

  • Être formateur ou travailler avec des formateurs : c’est la base mais beaucoup l’oublient. Vous pouvez être bon techniquement dans votre domaine mais être un très mauvais pédagogue. Il est conseillé d’avoir suivi une formation de formateur avant de se lancer. Il existe pleins de techniques d’animation à connaître qui vous permettront d’éviter la catastrophe lors de votre première animation. Il n’y a pas encore d’obligation d’avoir une certification de formateur pour exercer mais ça fait des années que le sujet revient sur la table.
  • Savoir concevoir votre formation en fonction d’un cahier des charges. Nous le traitons dans le guide sur la certification et le financement de la formation, mais aujourd’hui, les formations sont conçues autour des compétences. Il faut avoir un minimum de connaissances pour concevoir sa formation en répondant à un cahier des charges de compétences souhaité par le client ou la certification préparée. Savez-vous modulariser votre formation autour de blocs de compétences ? Avez-vous un fil conducteur pédagogique de votre formation ? Avez vous des supports à donner à vos stagiaires ? Autant de points qu’on apprend dans une formation de formateur.
  • Avoir un outil de planification de vos formations. L’enjeu est de réussir à programmer et à suivre les formations que vous vendez. Il y a 10 ans quand nous avons démarré, nous avons très rapidement été obligés de concevoir un outil sur excel pour éviter de nous perdre dans notre production. C’est important pour la facturation à la fin du mois mais aussi pour la réalisation de son bilan pédagogique et financier. Très rapidement, vous verrez l’intérêt de vous équiper d’un logiciel plus élaboré.
  • Avoir une salle de formation équipée et réglementaire.  C’est du bon sens. En général, on n’oublie pas le vidéoprojecteur et le tableau blanc. Mais avez vous pensé à la connexion internet ? avez vous le droit d’accueillir du public ? Vos locaux sont-ils adaptés aux personnes à mobilité réduite ? avez vous prévu le petit déjeuner d’accueil et le café (la base) ? 
  • Avoir des outils pour animer à distance. Nous sommes tous maintenant habitués à travailler et à se former à distance. Par contre, ça ne veut pas dire qu’on le fait bien. Si vous voulez être compétitif en proposant vos formations à distance, n’oubliez pas de vous équiper et de vous former. Avez-vous un compte professionnel Zoom (attention aux 40 minutes de la version gratuite) ou Google Meet ? Avez vous pensé à des animations adaptées à la formation à distance ? (outils de partage, outils interactifs, technique brise-glace…)

Nous avons essayé dans ce guide de regrouper les étapes essentielles pour réussir la création et le lancement de votre organisme de formation. C’est tellement plus agréable de partir avec des bases solides. 

Dans la continuité, vous pouvez retrouver nos différents guides qui complètent votre expérience : 

Si vous souhaitez bénéficier de notre expertise et de nos expériences dans ces différents domaines, nous vous invitons à nous contacter. Nous serons ravis de vous accueillir et de vous accompagner dans votre projet.